En automall beskriver när en kontering ska föreslås automatiskt (t.ex. för en viss leverantör, ett visst belopp eller
en viss period), medan en konteringsmall beskriver vad som ska konteras (konto, dimensioner, moms). Genom
att koppla en automall till en konteringsmall får du automatisk kontering på fakturor som matchar automallens
villkor.
Skapa alltid konteringsmallen först – se guiden "Skapa en konteringsmall". Du behöver en befintlig
konteringsmall för att kunna spara en automall.
Förutsättningar
Du behöver behörigheten "Administrera automallar" (skapa/ändra kräver även rättigheterna "Skapa
automall" respektive "Ändra automallar").
Den konteringsmall du vill använda måste redan finnas skapad.
Steg för steg
1. Gå till Administration → Automall i huvudmenyn. Du kommer till listsidan för automallar.
2. Klicka på knappen för att skapa en ny automall.
3. Fyll i fälten:
Aktiv – kryssa i för att automallen ska användas vid matchning av inkommande fakturor. En avaktiverad
automall sparas men tillämpas inte.
Namn – ett unikt, beskrivande namn (t.ex. leverantörens namn).
Prioritet – ett heltal. Ju högre värde, desto högre prioritet. Används för att avgöra vilken automall som
ska vinna om en faktura matchar flera automallar samtidigt.
Konteringsmall – sök fram och välj den konteringsmall som ska appliceras när automallen matchar en
faktura. Detta fält är kopplingen mellan automallen och konteringsmallen och är obligatoriskt.
Kommentar – valfri anteckning.
4. Kryssa i "Hämta konteringsdimensioner och attestant från tolkat värde eller fakturans leverantör i de
fall då de saknas på konteringsmallen" om du vill att eventuella tomma fält i konteringsmallen ska fyllas i
automatiskt från leverantörsuppgifterna eller den tolkade fakturan.
5. Ange matchningsvillkor för när automallen ska slå till – fyll bara i det som faktiskt ska begränsa träffen, lämna
övrigt tomt:
Totalbelopp (inkl moms) från/till – kryssa i valideringen och ange ett intervall om automallen bara ska
gälla fakturor inom ett visst beloppsspann.
Fakturadatum från/till och Förfallodatum från/till – begränsa automallen till fakturor inom ett
datumintervall.
Dimension 1–10 – ange värden här om automallen bara ska gälla för specifika kostnadsställen, projekt
eller andra dimensioner.
Leverantörer – klicka på + för att lägga till en eller flera leverantörer som automallen ska gälla för. Minst
en leverantörsrad krävs per rad du lägger till.
6. Klicka på Spara.
Så fungerar kopplingen i praktiken
När en faktura kommer in och matchar en automalls villkor (leverantör, belopp, datum, dimensioner) föreslår
Rillion One den kopplade konteringsmallen på fakturan, t.ex. med frågan "Automall '{namn}' hittades, vill du
applicera konteringsmallen '{namn}' från denna automall?". Om flera automallar matchar samma faktura används
den med högst Prioritet.
Tips
Namnge konteringsmall och automall konsekvent (t.ex. samma leverantörsnamn på båda) så är det enkelt att
hitta rätt mall i autocomplete-fältet Konteringsmall.
En konteringsmall kan inte tas bort så länge en automall pekar på den – ta i så fall bort eller ändra
automallen först.
Genväg: från en fakturas konteringsrader kan du klicka på "Skapa automall utifrån nuvarande
konteringsrader". Det skapar i ett steg både en ny konteringsmall (utifrån de aktuella raderna) och en
automall för fakturans leverantör, redan kopplade till varandra – bra att använda när du vill automatisera
kontering för en leverantör du redan konterat manuellt en gång.
Rillion One · Användarguide