Efterkontrollsregler
I Rillion One går det att ställa in attestflöden för efterkontroll, som innebär att en faktura efter attest kan hamna hos en viss person förutsatt att den uppfyller förbestämda kriterier. Det finns flera sätt att aktivera dessa på. I denna manual går vi igenom hur man använder efterkontrollsregler.
Ett exempel på en efterkontrollsregel är att alla fakturor i ett projekt över ett visst belopp ska hamna på efterkontroll hos företagets VD.
Gå in på Systemadministration à Efterkont rollsregel, klicka därefter på Skapa ny.
2. Ge regeln en prioriteringsordning, ju högre siffra desto högre prioritering. Detta är behändigt eftersom flera efterkontrollsregler kan användas samtidigt och då är det viktigt att reglerna appliceras i rätt ordning, så att fakturan hamnar rätt.
TIPS! Lägg prioritet 10 på den första regeln, så har du ett spann att arbeta inom ifall företagets attestregler förändras.
3. Efterkontrollanten är den person som ska se fakturan efter att kriterierna uppfylls, i det här fallet är det företagets VD.
4. Om efterkontrollanten ibland får fakturor direkt till sig själv ska rutan för ”Undantag för hanterade fakturor” bockas i, för att personen inte ska behöva efterkontrollera sina egna fakturor.
5. Här går det att ställa in vilka belopp som ska hanteras.
6. Till och från beloppen ska användas om man har specifika till och från belopp. Vill man ha allting över 50 000 SEK så bockar man istället i Allting över.
Därefter går det att välja vilka dimensioner denna regel ska appliceras på. Hur vyn ser ut beror på vilka dimensioner organisationen applicerar i sin kontering. När värden väljs i en dimension markeras de med grönt när de aktiveras.
I vyn ovan är det nu bestämt att alla fakturor från alla attestanter på alla konton i projekt 0001 som överstiger 50 000 kr, ska hamna på efterkontroll hos VD. När alla inställningar är valda, tryck på Spara för att aktivera efterkontrollsregeln.
Efterkontrollanten kommer att få in sina fakturor i en mapp som heter Efterkontroll. Inne i själva fakturavyn kommer det istället för en OK-knapp längst ner till höger att finnas Jag har kontrollerat raderna. Efter att kontroll genomförts trycker du på denna knapp och fakturan är sedan redo att gå vidare till exempel till ekonomi/företagsadmins istället för att gå direkt till redo för definitiv.
Det går även att batch-hantera fakturorna som ligger på efterkontroll, alltså godkänna flera fakturor samtidigt. Då markerar du dem i mappen och väljer sedan åtgärden Släpp för export följt av OK.
