Anpassa vad ditt team ser och hur de arbetar på fakturasidan — vilka fält som visas, i vilken ordning, vilka dimensioner som används, vad som kopieras när en ny konteringsrad läggs till, samt en uppsättning små beteendeinställningar som gör vardagen snabbare.
Alla dessa inställningar finns på sidan Systemadministration → Organisation. Den här guiden går igenom de fakturasidorelaterade sektionerna i den ordning du sannolikt vill konfigurera dem.
Innan du börjar
- Du behöver vara medlem i en användargrupp med redigeringsrättigheter till Organisation för att konfigurera fakturasidan.
- Spara påverkar alla i organisationen. Prata med teamet innan du gömmer fält som de aktivt använder.
- Ändringarna träder i kraft när användarna laddar om sin webbläsare. Ingen loggas ut, men öppna fakturor bör stängas och öppnas igen för att ta upp den nya konfigurationen.
Öppna sidan
- I toppmenyn, klicka på Systemadministration.
- I undermenyn, klicka på Organisation.
- Använd På den här sidan-menyn till höger för att navigera mellan sektionerna.
Välj vilka fält som visas i fakturahuvudet
Sektionen Synbarhet och tabbordning för fält i fakturahuvudet (under Allmänt) styr två saker på en gång: om fältet visas, och — för synliga fält — var det hamnar i tabbordningen när någon tabbar igenom fakturan.
För varje fält i listan, sätt rullgardinsmenyn till Visa, Göm eller Synlig och tabbningsbar.
Rekommenderad utgångspunkt: behåll bara de fält som ditt team faktiskt behöver titta på eller fylla i. Färre fält på skärmen = snabbare fakturor. Du kan alltid slå på dem igen om ni saknar något.
Två extra tabbordnings-inställningar finns under synbarhetstabellen:
- Tabba till öresavrundning — inkludera öresavrundningsfältet i tabbordningen.
- Tabba till bokföringsdatum definitiv — inkludera fältet för definitivt bokföringsdatum i tabbordningen.
Slå på dem om ditt team använder de fälten ofta; att lämna dem av innebär färre tabbstopp mellan fälten som spelar roll.
Byt namn på eller validera betalningsreferensen
Under Inställningar för OCR:
- Nytt namn för OCR — om din organisation kallar det något annat (t.ex. "Betalningsreferens"), skriv den etikett du vill att teamet ska se.
- Validera OCR-nummerformat — aktivera kontrollsummevalidering på OCR-nummer. Slå på om era leverantörer använder svenska OCR-nummer med kontrollsiffra; bocka inte i om ni accepterar fri text.
Konfigurera konteringsdimensioner
I sektionen Konteringsdimensioner bestämmer du vilka dimensioner användarna kan kontera fakturor mot, vad de heter, och vilka som är obligatoriska.
Namnge och ordna dimensionerna
Under Allmänna inställningar listas de tio konfigurerbara dimensionerna. För varje dimension du vill använda:
- Skriv ett användarvänligt Namn — det här är etiketten som användarna ser på fakturasidan (t.ex. "Projekt" för Dimension 1). Lämna tomt för dimensioner ni inte använder.
- Sätt Ordning — sekvensen dimensionerna visas i vid kontering. Lägre siffror visas först.
Konfigurera Aktiva dimensioner
Tabellen Aktiva dimensioner nedan har fyra kolumner att konfigurera per dimension:
| Kolumn | Betyder |
|---|---|
| Aktiv | Dimensionen visas överhuvudtaget på fakturasidan. Bocka ur för att dölja helt. |
| Obligatorisk | Användare kan inte attestera eller bokföra en faktura förrän dimensionen har ett värde på varje konteringsrad. Använd för dimensioner som är icke förhandlingsbara (oftast kostnadsställe). |
| Ankomstregistrera | Dimensionen är tillgänglig under ankomstregistrering (den preliminära bokföringen när en faktura först anländer). |
| Balanskonto | Dimensionen gäller balanskonton utöver kostnadskonton. Slå på för dimensioner som behöver spåras över balansräkningen. |
Tre ytterligare rader finns överst i tabellen:
- Antal — aktivera/inaktivera antal som en kolumn på konteringsrader.
- Attestantlistor — aktivera Attestantlista som en kolumn på rader.
- Specifikation — aktivera Specifikation-fältet på konteringsrader.
Två specifikations-specifika inställningar finns under tabellen:
- Nytt namn för Specifikation — byt namn på Specifikation-dimensionen om organisationen kallar det något annat.
- Kontrollera datumformat i specifikation (YYYY-MM-DD) — tvinga ISO-datumformat när fältet innehåller ett datum.
Bestäm vilka fält som kopieras till en ny konteringsrad
Att kontera fakturor innebär ofta repetetivt arbete. Kolumnen Kopiera till nya konteringsrader (uppe till höger i sektionen Konteringsdimensioner) låter dig bestämma vilka fältvärden som kopieras från föregående rad när en användare lägger till en ny, så att de bara behöver ändra det som är olika.
Rekommenderad utgångspunkt: kopiera Konto och de dimensioner som oftast är samma över en fakturas rader (vanligtvis kostnadsställe och projekt). Lämna de mer varierande dimensionerna obockade så att användare inte råkar bokföra på fel värde.
Lägg till extra textfält på konteringsrader
Utöver standardfälten kan du lägga till upp till sex anpassade textfält som visas på varje konteringsrad. Under Extra textfält på konteringsrader i sektionen Konteringsdimensioner:
För vart och ett av Fält 1 till Fält 6:
- Namn — etiketten som visas på raderna. Lämna tomt för att inaktivera det anpassade fältet.
- Obligatorisk — bocka i för att kräva ett värde innan fakturan kan attesteras.
Använd gärna extra textfält för saker som en intern projektreferens, en inköpsanteckning, eller en attestmotivering som inte får plats i något av standardfälten.
Koppla ett fält i fakturahuvudet till ett konteringsradfält
Under Koppling mellan fält i fakturahuvud och konteringsrader:
- Vår referens — rullgardin som låter dig mappa värdet från Vår referens i fakturahuvudet in i ett specifikt konteringsradfält. Användbart när Vår referens på fakturan innehåller data (t.ex. en projektreferens) som du vill kopiera ner till varje rad.
Beteendeinställningar för fakturasidan
Blocket Funktioner på fakturasidan (under Allmänt) samlar små inställningar som ändrar hur fakturasidan beter sig.
- Visa knapp för momsbalansering (momsvägen) på fakturasidan — lägger till en genvägsknapp för att balansera momsrader över fakturan. Slå på om ditt team ofta hanterar fakturor där den tolkade momsen inte matchar radtotalerna.
- Kopiera konteringsraders värde med '+'-tangenten — att trycka
+på tangentbordet duplicerar föregående rads värden. Snabbare än att klicka. Fungerar tillsammans med Kopiera till nya konteringsrader ovan. - Visa och sök på BG, PG eller IBAN i leverantörsfält — utökar leverantörssökningens autocomplete så att användare kan söka på betalningsidentifierare, inte bara leverantörsnamn. Praktiskt om leverantörer ofta letas upp från bankdata.
- Lägg inte anteckningar i fakturaloggen — håller användarkommentarer utanför den automatiska fakturaloggen. Slå på om loggen blir rörig av informell diskussion.
- Öppna inte periodiseringsdialogen automatiskt — undertryck den automatiska periodiseringsprompten. Slå på om periodiseringar är sällsynta hos er och dialogen är i vägen.
Autocompleteinställningar
Två mindre inställningar i Autocompleteinställningar formar hur fältens autocomplete fungerar på fakturasidan:
- Sök alltid på hela namn (inte bara börjar på) — autocomplete matchar var som helst i värdet, inte bara i början. Mer förlåtande när användare inte kommer ihåg exakt hur ett konto- eller dimensionsnamn börjar.
- Visa konto- och dimensionsnamn — visa det läsliga namnet bredvid koden i rullgardiner. Användbart när ditt team känner konton mer på namn än på nummer.
Spara
Klicka på Spara nere till höger på sidan för att spara ändringarna för alla medlemmar i organisationen.
För att granska historiken av ändringar på den här sidan, klicka på Logg uppe till höger i formuläret.
Vad ditt team kommer att se
När du sparat:
- Användare behöver ladda om sin webbläsare (eller öppna en ny faktura) för att se synlighetsförändringar.
- Fakturor som redan är öppna i en annan flik eller ett annat fönster visar den gamla konfigurationen tills de stängs och öppnas igen.
- Befintliga fakturor får ingen data borttagen om du gömmer ett fält — datat finns kvar, det visas bara inte. Slå på fältet igen för att se det.
- Om du gör en dimension Obligatorisk och det redan finns fakturor pågående utan värde i den dimensionen, blockeras de fakturorna på attest tills någon fyller i värdet.